كيف تكتب طلب مشروع يجلب عروضاً جيدة

أغلب العروض الضعيفة هي إجابات عن طلبات مشاريع ضعيفة. فمن يقرأ «نحتاج فيديو لإطلاق منتجنا» عليه أن يخمّن المدة والميزانية، وهل سيصوّر أحد، وماذا يحدث بعد التسليم. بعضهم يخمّن سعراً مرتفعاً احتياطاً، وبعضهم يخمّن منخفضاً ليفوز، ولا يمكن مقارنة أي منها بالآخر. عشر دقائق تقضيها في كتابة طلب المشروع هي ما يحوّل خمسة تخمينات إلى خمسة عروض تقرؤها جنباً إلى جنب.

ابدأ بالنتيجة لا بالمخرج

«فيديو مدته 60 ثانية» مخرج. أما «شيء نعرضه على إنستغرام وفي جناحنا خلال المعرض، ليشرح ما يفعله المنتج لمن لم يره من قبل» فهو نتيجة. والثاني يتيح لمقدّم الخدمة أن يخبرك بأن مقطعين مدة كل منهما 20 ثانية أفضل، وهذه هي المشورة التي تتعاقد من أجلها أصلاً.

اذكر كيف يبدو النجاح بعبارات واضحة، حتى إن لم يكن قابلاً للقياس. فمن يفهم المهمة يسعّر المهمة، ومن لا يفهم سوى الملف يسعّر الملف.

اذكر نطاق الميزانية

إخفاء الميزانية يبدو ورقة تفاوضية. وهو ليس كذلك. فبدون نطاق تصلك عروض بكل المقاسات، وتقضي الأسبوع تقارن عرضاً بـ 3,000 درهم بعرض بـ 40,000 درهم، لأن أحداً منهما لم يعرف أي سؤال تطرح.

ذكر النطاق لا يلزمك بإنفاقه. إنما يخبر مقدّمي الخدمات أي نسخة من العمل يقترحون: تلك التي تُصوَّر في يوم، أم تلك التي تحتاج طاقماً واستوديو.

على انفلر تحدّد نطاق ميزانية بالدرهم عند نشر المشروع، ويراه مقدّمو الخدمات قبل كتابة عروضهم. وإن كنت لا تعرف فعلاً، فاذكر أقصى ما يمكنك إنفاقه واسأل عمّا هو ممكن ضمنه.

اذكر ما هو موجود لديك بالفعل

هذه أكثر تفصيلة تغيّر التقدير، وأكثر ما يُغفَل ذكره. لقطات تملكها، وشعار وملفات هوية، وموقع يجب أن يبقى على منصته الحالية، وتصميم نصف مكتمل، ونظام يجب أن يرتبط به العمل الجديد: كل واحدة منها تحدّد إن كانت المهمة يومين أم أسبوعين.

• الملفات والمواد. اذكر ما لديك وفي أي حالة هو، بدل الوعد بإرسال «كل شيء» لاحقاً.
• القيود. منصة لا يمكنك مغادرتها، أو قاعدة في الهوية لا يمكن كسرها، أو مورّد متعاقد معه بالفعل.
• ما ينقصك. قول «ليس لدينا دليل هوية» أنفع من الصمت، لأن مقدّم الخدمة يستطيع تسعير إعداده.

كن صريحاً بشأن الموعد

هناك فرق حقيقي بين «نريده قريباً» و«الفعالية يوم 14». فالتاريخ المحدد يغيّر من يستطيع قبول العمل أصلاً، وخسارة مقدّم خدمة عند كتابة طلب المشروع أفضل من اكتشافك في الأسبوع الثالث أنه لم يكن ليلتزم بالموعد.

وإن كان جزء من العمل عاجلاً والباقي غير عاجل، فافصل بينهما. تسليم أول بتاريخ محدد ثم البقية بعده أسهل في التسعير وأسهل في الالتزام.

اذكر من يقرّر

العمل يتباطأ عند الاعتماد لا عند التنفيذ. اذكر من يعتمد، وكم شخصاً يجب أن يراه، وكم يستغرق ذلك تقريباً في شركتك. فمن يعرف أن هناك ثلاثة مراجعين يخطّط لذلك، ومن يفترض وجود شخص واحد يقرّر يعطيك جدولاً زمنياً لم يكن ممكناً أصلاً.

حدّد ما تريد تسلّمه في النهاية

ليس الملف النهائي وحده. الملفات المصدرية، وملف العمل، والخطوط، والحسابات، والتوثيق، وحق إعادة استخدام العمل في الإعلانات: كل واحد من هذه مطلب معقول، وكل واحد منها سبب في أن يرتفع سعر العرض أو ينخفض. والمطالبة بها بعد التسليم هو الطريقة المكلفة لاكتشاف أنها لم تكن مشمولة.

العادة التي تستحق التعوّد عليها: اقرأ طلب مشروعك كأنك من سيسعّره. فإن لم تستطع تسعير العمل مما كتبته، فلن يستطيعوا هم أيضاً.

قائمة مختصرة للمراجعة

• الغرض من العمل، في جملة واحدة يفهمها شخص غريب.
• المخرجات التي تظن أنك تحتاجها، والغرض من كل منها.
• نطاق الميزانية بالدرهم.
• الموعد النهائي، وهل هو ثابت.
• ما هو موجود بالفعل، وما هو غير موجود.
• من يعتمد العمل، وكم عددهم.
• ما تريد تسلّمه عند الانتهاء.

لا يتطلب أي من هذا معرفة كيف يُنفَّذ العمل. إنما يتطلب معرفة ما تريده وما لديك، وهو الجزء الذي لا يستطيع أي مقدّم خدمة أن يكتبه عنك.

خدمات وردت في هذا الدليل

• إنتاج الفيديو
• الهوية البصرية والشعار
• تطوير المواقع